出處:彭建文-PJ法問題分析與決策-第一篇

怎麼樣成為一個問題分析與決策的高手呢?

是一直勤奮與勤學苦練,還是依照過去成功的經驗,還是跟在高手旁邊學習,還是找到一個成功解決問題的要素,然後透過不斷努力,最後就可以跟強手並齊呢?

這讓我想起一段之前在台積電的故事,至今仍然令我印象深刻。我在台積電工作的第一個部門是生產管理部門,平常負責的事情就是如何讓生產線上的產品可以符合客戶的交期,部門內有一位主管因為很厲害,所以就成為我標竿學習的對象,因此他平常工作的一舉一動我都會特別的觀察,有時候我也會利用時間,跟這位主管請益。記得有一年過年前,這位主管與家人準備去日本度假,要出發的當天上午,他突然接到部屬的電話,說生產線在昨天晚上發生產品嚴重的報廢,許多產品可能無法如期,到時候客戶可能會抱怨。

說到這裡,如果你是那位主管,你會不去日本然後回公司協助處理,還是依然按照自己的行程前往日本呢?我相信大多數的人應該會選擇按照自己的行程,前往日本,否則就會有家庭革命,而這主管卻選擇前者,在要出發的當天下午,他就出現在公司裡,事後我還有問這位主管,為什麼他會選擇不去日本,然後回公司協助處理呢?他停了幾秒鐘,然後說,因為他把公司當作自己的公司在經營,而且如果客戶沒有立即好好處理,一旦轉單到競爭對手那裏去,我們的損失會很大,到時候要在從競爭對手搶回來,我們付出的代價會更多,但是日本之旅,等事情處理完再去,在這個過程中,損失不大。
聽完這段話後,深深佩服他處理問題的態度,而這個事件,對我日後的工作影響非常大。

由於這幾年我常在兩岸企業授課與行動學習落地輔導,因此比大家更有機會認識到許多的高階主管。不知道大家會不會覺得位階越高,解決問題的能力越強呢?至少這幾年我接觸到的企業,個人覺得是有正相關,也就是位階越高,解決問題的能力越強。我也常常在企業授課時,問學員一個問題,就是「解決問題的能力如果要跟強手並齊,應該需要具備那些要素?」,從這些學員的回答與接觸這些優秀的高階主管,歸納整理出來的答案,跟我這幾年的觀察與輔導授課經驗,幾乎不謀而合。

如果解決問題,你有具備這七大基本要素,你就可以與強手並齊,接下來我就來說明這七大基本要素。

<解決問題的七大基本要素>

1. 態度:我常說,就算你解決問題的專業強,邏輯也強,但是態度不對、不夠積極、不夠主動、不夠正面思考,就算能把問題解決,長遠來看解決問題的能力也不會提升。另外批判性思考也是一種態度,遇到問題不馬上去解決,而是停下來,稍微想一想,對不對,真的嗎? 也就是對任何問題,都有批判性思維,擁有批判性思考習慣的人,反倒不會急著批判事情,而是在下定論之前,反向思考其他可能的原因。

2.專業:解決任何問題,一定要具備那個領域的專業或是具備基本的知識。如果你是設備工程師,你就需要具備基本設備結構的知識。如果你是資訊科技人員,你就需要具備基本寫程式的能力。那如果你是業務人員,你就需要具備基本業務開發的能力。一般職場人士,專業的知識都是從工作上學習,在現在這個時代,學習專業的管道是非常多元的,因此不怕你不學習,就怕你不努力。另外也請記得,在解決問題上,專業這個元素是非常關鍵的。

3.方法:解決問題能力強的人,都有自己的一套方法,而且都已經融入自己的血液中,但是仔細了解這些方法後,幾乎跟PJ法一樣,所謂8P是指八個步驟,每個步驟還有小步驟,8P建構解決問題的縱向步驟與流程。8P方法以事實為基礎,不僅治標更要治本,各步驟的先後順序可視問題的困難度及複雜程度而異,不必拘泥順序。8P是一個思維,是一個工具,是一個方法,更是一種態度。

4.工具:解決問題使用的工具非常多,例如:SWOT、層別法、流程圖、柏拉圖、3*5 Why、魚骨圖、IS/IS-Not、關聯圖、TRIZ…等等。只是大家在使用這些工具時,都先射箭再畫紅心,也就是說,你的內心可能已經有答案了,只是用工具呈現出來,這樣子工具本身的功能就沒有發揮出來。我會建議簡單的問題,可以直接用經驗來解決,但是困難的問題,建議使用工具的邏輯來解決問題。另外當你知道更多解決問題的工具時,一旦遇到問題,你就會用最適合的工具來解決,活用這些工具才是做重要的。

5.邏輯:常常會聽到有些主管說,你的解決問題邏輯不對,應該是這樣才對,或者說,你的結論也怪怪的,怎麼會是這個原因造成這個問題呢? 在此分享一個小故事,如和訓練自己的邏輯能力。所謂的「有邏輯」,是指原因和結論之間有著明確的脈絡關聯,而非憑空地將兩者硬湊在一起。已故的王永慶先生曾經說過:「所謂的邏輯,就是追求一切事物的合理性。」萬一遇到問題,應該要追根究柢。記得有一次我上完課程後,當天晚上與學員吃飯的時候,我就問一位高階主管,他是如何訓練自己的邏輯能力,在這20幾年的工作經驗裡,有兩個方法可以養成自己的邏輯能力,一個是每天問一個問題,然後去尋找答案,一年下來至少可以問200個問題以上,另一個是遇到問題,訓練自己舉一反三的能力,當然這兩個方法,一開始訓練自己會非常辛苦,但是有目標的學習,短時間還看不出來能力,等時間久了,你的邏輯能力就會爆發出來。

6.速度:過去我們花太多時間收集資料,太晚才開始思考,這樣並不是不好,而是這樣解決問題就會變得沒有效率。這個時代除了要把問題解決,還要比誰用最快的速度把問題解決出來,所以假說思考法,就是能夠一開始就思考快速解決問題的方法。先針對問題,初期建立假說,然後實作,最後驗證,如果驗證效果不好,就在進行第二次假說,然後實作,最後驗證,以此類推。根據個人經驗,假說思考法比較適用經驗豐富的職場人士使用,因為經驗不豐富的人,常常會會建立好多次的假說,所以針對經驗不豐富的職場人士,還是建議採用本書的8P方法來解決問題。

7.創新:創新是跳出框框的思考,但光有一個新的點子不叫創新,真正的創新是指能將新點子具體實現的能力(不只要有想法,更要有做法),最後能帶來商業價值。創新不限於產品、技術的突破,它可以是策略、商務流程的改革,也可以是思考及做事方法上的不同,而且每一個領域都有創新的可能,每個人都有創新的能力。
曾經有一次與某企業的執行長聊天,他提到,在30年前當他是工程師的時候,就常常使用魚骨圖這個工具來解決問題,30年後的今天我已經當上高階主管,但是我們的工程師解決問題還是使用魚骨圖,不是魚骨圖這個工具不好用,而是30年後的今天,問題已經比30年前複雜,我們是否可以用其他創新的工具來解決問題。因此解決問題還是要使用與時俱進的創新思維與工具方法。

因此,怎麼樣成為一個問題分析與決策的高手呢?如果解決問題,你具備這七大基本要素,分別為態度、專業、方法、工具、邏輯、速度與創新。你就可以與強手並齊,如果尚未具備這七大基本要素,那就設定目標,從今天開始學習吧,成功是要付出代價的。