出處:彭建文-PJ法問題分析與決策-第一篇

怎麼樣成為一個問題分析與決策的高手呢?

如果我問你,你覺得台灣的哪一家公司『問題分析與決策』的能力是值得學習的?

我相信很多人其中的一個答案一定會有台積電。

是的,台積電的問題分析與決策能力跟能量真的非常強,很多人都說台積電會那麼厲害,是因為他們在找人才時就選比較優秀的人才。但是台積電厲害的地方在於,整個公司的持續改善文化,以及解決問題的文化真的非常厲害,也很值得學習!就算是學歷不完美的人,進到台積電受過幾年的文化薰陶,我相信他問題分析與決策的能力一定會大幅上升。為什麼會有這樣的能量呢?台積電把整個問題解決的文化,落實到日常管理裡頭。我非常幸運在職涯中,受過台積電的很多訓練跟薰陶,當然在台積電超過十年的工作經驗中,也學到非常多問題分析與決策的方法及工具,以下我想簡單說明過去我在台積電所學的基本功,分享給職場人士。

五招問題分析與決策基本武功

在台積電工作時,進公司的第一份職務-生產管理,在生產管理工作的時間裡,我學習到許多生產管理與製造管理相關的管理知識,在此歸納我在台積電學習到的五招問題分析與決策的基本武功。

第一招:上緊發條的生產會議,落實每日執行力
第二招:強化邏輯能力,學習主管的邏輯思考技巧
第三招:200分的準備,秒答學,好好學
第五招:土法煉鋼去學習,勤寫筆記,回頭複習

第一招:上緊發條的生產會議,落實每日執行力

我在公司的第一份工作是從事生產效率的生產管理部門,也就是所謂的PC (Production Control) 工作。生產管理有三大要點,三要點落實實踐下來,整體而言,就是靠著公司每個人執行力!

1. 專人、專部門負責生產管制與管理

2.訂定重要的生產KPI(指標如何訂定),就會影響工廠營運的方法,當然指標背後的數字更不能出錯

3.確保生產數字如期、如實達成,指標從年度目標設定後,會展開每個月的目標,接著展開每週目標,最後到每天的目標

有了這些元素後,長官就會利用不同型式的會議,用指標與目標來做管理,最關鍵之一就是生產會議,利用每日/每周/每月/每季的生產會議來落實執行力

第二招:強化邏輯能力,學習主管的邏輯思考技巧力

在生產會議上,長官幾乎都用指標與目標來做管理,記得有一次在生產會議上被問到:
長官: 昨天出貨量目標是100片,為什麼昨天只出75片?
我說: 因為昨天晚上有一個機台臨時壞掉,所以出貨量目標就會變少。
長官: 那你說,那個機台壞掉幾個小時?
我說: 約3個小時。
長官: 3個小時機台壞掉,最多少20片產出,所以20+75=95,那還少5片產出?
我說: 另外昨天有一個產品因為品質不是很好,所以工程師花了一些時間去修理,這裡的時間消耗,會少5片左右的產出
長官: 那你去叫工程單位來解釋,為什麼這個產品要修理那麼長的時間?

以上的場景,每天的生產會議都會出現,當然同樣的事絕對不能被念兩次,所以每天都在學習主管的邏輯思考技巧。而在生產會議上只要有些問題,沒有回答很完整,會議結束後一定要把問題查的清清楚楚,然後一定要在當天寄封信件給相關的主管,也就是今日的生產相關問題,當天下班前一定要處理完成,光一點就可以看出公司超強的執行力文化。簡言之,生產會議上看數字差異問題應答,時間一久,自己的邏輯能力也會越來越強。

第三招:200分的準備,秒答學,好好學強化邏輯能力,學習主管的邏輯思考技巧力

任何報告要報給主管前,一定要先想好主管會問何種問題,並想好答案,然後不斷的演練,也就是不論是開會還是簡報,一定要想遠一點並模擬對方會問什麼問題,然後做200分的充分準備,而回答時候的秒數也很關鍵。
如果是老板在問我們問題,例如像是在諮詢我們意見時,可以想個2~3秒再回答。但是如果在說我們不好盤問我們的時候,而實際上又不是沒做的時候, 建議要在0.5 ~ 1 秒內就要回應,如果超過2秒鐘再回應,一般老板就會認為,你沒準備或是搞不清楚狀況 … ,難怪呆呆的坐在那裡,支支吾吾的。

資料與報告的品質非常重要,一旦印象不好則翻身不易。這種功力的訓練需要長時間累積,一開始當然秒答學的難度很高,多次開會或是簡報的次數累績之後,秒答學的功力就會大大增加,當然任何數字背後的意義自己也要非常清楚,主管一問,也要用簡單的話術回答。記得有一次要向高階主管簡報一個主題,我與直屬主管模擬了20個左右的問題,過程中當然是很辛苦,但是當高階主管問的問題,都在你的掌握之中時,過程中的辛苦,都是值得的,這就是快準狠的境界。

第四招:把日常工作做好是基本,做改善與創新的專案才是正道

你覺得台積電,有那些不錯的文化?
我個人覺得太多了。除了上面寫的執行力超強的文化之外(執行力、執行力、執行力),還有就是任何事情都強調系統性的問題分析與解決方法(同仁解決問題,都習慣用直覺或經驗解決問題、看到問題就想到答案,而不是用系統性的方法來解決)、追根究底、數字化管理、不希望聽到”做不到”的言詞、遇到任何問題,就會先想那別的公司怎麼做的,那我們應該怎麼做才能超越他們。當然還有整個公司沒有派系的鬥爭,都是做事的文化,大家每天都在想如何把工作做得更好更棒,甚至要找對的事情來做,然後做到極致,最後做到世界一流的水準。

另外一個文化,就是把日常工作做好是基本,做改善與創新的專案才有績效,公司才會進步。也因為有此改善創新的文化,所以大家每年都在搶著做專案,找有價值的專案來做,然後時時刻刻都在思考,做此專案最後對部門或公司有哪些效益 ? 因此會成立交流平台,邀請相關的人一起參與,共同想一些專案來做,專案確認之後,就是使命必達,一定要完成,否則就自行處理吧。

我在生產管理部門工作了4年,一共完成約15個大大小小的專案,在專案計畫與執行的過程中,除了讓自己的視野更大之外,也學習到更多專案管理的技巧與方法,在部門與部門之間的溝通也更加順暢,更重要的是,也學習到一點IT寫系統的邏輯能力,因為做專案在公司有一句口號,就是所有的對策實施,一定要合理化、標準化、制度化、系統化,最後是e化,所以IT在專案中扮演了重要的角色之一,而且公司的IT人員還真的不少,跟其他科技公司比起來,台積電IT人數的比例,根據這幾年我擔任講師顧問的觀察,應該在前幾名。

第五招:土法煉鋼去學習,勤寫筆記,回頭複習力

我始終覺得做任何事情的時候,不要先去想可以帶來多少利益,或是可以如何投機。或許我不夠聰明,所以我只能土法煉鋼去學習,一步一腳印紮實的往上累積能量,就像火山爆發要累積一定的能量,我不知道我能不能像火山一樣爆發,但是我非常努力去累積能量。或許是笨,但是這就是我學習的方法。
勤寫筆記成為我學習的一種習慣,然後不斷地回頭複習,更能深化自己的能力。長官說過的話、觀察到的學習重點等等,我都會寫在我的筆記本上,寫筆記是個小事,但是從小事也能看出一個人做事的仔細程度及品質,我在公司這10年來,共寫了20幾本筆記,到現在我還放在我的書房,現在我還會偶而看看過去的筆記,每次的學習都不一樣,當然這些筆記也成為我從是企業講師與顧問很重要的養分。

這五招的解決問題基本武功,再加上當時在公司其他部門的歷練,個人歸納在台積電工作的方式共有六種:

1.講真話,直接有效的溝通
2.數位化管理,公開透明
3.講究方法,追根究底
4.執行力,要求紀律
5.強調團隊合作,也注重個人績效
6.標準化、制度化、系統化

當時在台積電上班時期,由於留下二十幾本的筆記本,再加上自己耳濡目染公司的文化,與主管的領導管理思維與技巧,個人覺得:

1.要做世界第一
2.自問自答,為什麼?
3.聰明的工作?
4.做對的事
5.把對的事做好做快
6.不希望聽到做不到的字眼
7.標竿學習
8.多站在客戶或老闆的立場想一下
9.全員改善創新
10.善用科技

台積電的問題分析與決策腦,就是由ICIC這四個價值觀,以及六個工作方式,還有十大的日常工作的基本思維,架構了一個非常強大的、解決問題全面的系統觀(請參考下圖的系統圖)。每一位職場人士只要依循這些工作價值工具、工作方式、與工作思維,然後慢慢的力行到工作上,相信你的解決問題力必定大幅提升,另外對公司而言,只要按照這樣的系統觀去推動,就會形成持續改善的文化,進而產生公司軟實力的競爭優勢。

<台積電問題分析與決策系統圖>