出處:彭建文-PJ法問題分析與決策-第二篇

原來分辨「是不是問題」沒想像中的簡單!

問題!問題!只要活著就會不斷的遇到問題,或是不斷地要做問題分析與決策,當你一拿到問題時,你的第一步是什麼?馬上著手解決問題?還是好好思考一下,這是不是問題?
平日不管是在企業內訓或者是方法論輔導,這麼多年下來,深深地發現:原來,確認是不是問題是大家一致的痛也是很重要的!

有非常多的人,在問題分析與決策的第一關就有很有問題!原來分辨「是不是問題」沒想像中的簡單,已經習慣看到問題就急著要解決。比如說學員A說機器不穩定是問題,那麼我就會問為什麼機器不穩定是問題?學員A接著會說因為是機器老舊,學員B則說是因為機器有問題。這個時候我會再問學員,這些答案是不是大家已經在探討原因了?因為答案跳太快了,我只是想回到問題的原點,為什麼機器不穩定是問題?
當我講完突然教室一片安靜,然後有些學員才慢慢的討論:對喔~為什麼機器不穩定是問題?

另外一個例子是曾經某企業同仁提出的問題,他說目前公司人才短缺是問題。
這個時候我問全班學員,你覺得這是問題嗎?有人認為是問題,有人則不這麼認為,認為是問題的稀稀落落只有少數幾位。怎麼會這樣?明明是同一間公司,竟然對同樣的問題卻有如此大的認知差異。

我請學員們再重新檢視這個問題,運用以下兩個方式再重新看一次:

1.目標是什麼?現況是什麼?盡量有量化的數字。
2.整組討論後有一共識

各組討論後, 各自提出他們的討論如下:

  • 第一組的答案:2018年人員編製18人,現況9人

  • 第二組的答案:目前編制約為滿編的70%,目標是滿編。

    經過這些討論後,我再重新問一次,對公司而言人才短缺是不是問題?竟然100%都一致認同是問題了。以上的分析,為什麼一開始認為是問題的只有少數幾位?重新分析確認後,就有100%都一致認同是問題。這是為什麼?這之間的關鍵就是大家沒有量化的數字來分析,都用主觀的意識或經驗來判斷,這是非常危險的,也是一般職場人士常犯的錯誤。

    那麼何謂問題呢?
    問題就是現況與目標或理想狀態的差距。

    而這一句話有四個技巧如下:

    1. 現況描述要盡量全面

    2.目標的高低決定問題多寡

    3.目標的設定要合理

    4.目標的設定要合理

    所以任何一個問題只要運用以上的四個技巧,辨識是不是問題其實很簡單,一旦確認是問題,接著做問題分析與原因探討才有意義,時間才不會白白浪費。
    所以請大家想看看,重新盤點一下你在工作上處理的問題,真的是問題嗎?多花一點時間在問題的確認上面,最後你會發現,原來確認問題真的不難,而且還可以讓你的工作很有成就感。未來拿到問題時,千萬不要馬上著手解決問題。建議好好思考一下, 這是不是問題?寧願在事前多花一點時間在問題的確認上面,也不要解決問題後才發現這其實不是問題。