本文作者｜彭建文

曾任台積電主管，現為品碩創新顧問公司創辦人暨執行長，國際認證P J法創辦人暨首席講師、中衛發展中心持續改善競賽評審、經理人商學院策略夥伴。目前品碩顧問團隊輔導與授課的主要項目有「問題分析與決策」、「創新思維突破」、「流程改善與創新」、「教練式領導」……等微輔導與中長期變革顧問與培訓。

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有一家品碩的客戶，預計在今年中升級公司的ERP系統，距離上一次的升級已經是15年前的事情了。

公司為了這一次的升級非常的小心翼翼，公司的高層覺得要導入ERP升級之前是不是趁這個機會把公司的流程順便梳理分析一下，因為畢竟這15年來，公司成立到現在其實也沒有好好的把流程做一個完整而且全面的梳理，所以透過ERP業務的介紹找到我們品碩創新顧問的團隊來協助他們。

因為客戶希望的是全面的流程梳理，也順便培育同仁對流程分析的專業，因此我們就先授課讓各位同仁先了解什麼叫企業流程再造 (BPR)，也讓大家知道如何畫流程圖的一些基本的技巧以及注意事項，後續會接著好幾次的輔導。

在第一次輔導前，我們希望各單位先畫出自己單位的工作流程，以方便（顧問）老師有資料可以開始輔導。而在輔導的時候，我們也要求各部門應該派一些主管來觀摩跟學習，並希望中高階主管也能夠利用輔導時，一起進來釐清公司的一些流程問題。

在第一次輔導時，每一組報告完自己的流程之後，顧問就會希望在場所有的主管一起討論這個流程，結果台下的其他同仁非常的踴躍提出各式各樣的問題，而且也針對他們的現況提了很多疏漏的點，只是在我的內心總覺得很奇怪，這個流程不是你們畫的嗎？應該是你們很清楚這現況的實際流程，怎麼會是其他同仁一問你就覺得他們問的都是對的，這在我內心是有一個很大的問號，到底說話的人清不清楚自己的流程呢？

在當天輔導的過程，有一組利用下課的時候跑來找我說：「老師，我們私底下已經討論過討論好多次現況流程，但是為什麼今天報告的時候，很多同仁跟長官也是問很多問題，感覺起來好像他們問的都是對的，所以讓我們感覺很灰心，為什麼討論那麼多次的現況流程還是有很多漏洞呢？不知道老師有什麼方法？」

學會三個技巧，讓你輕鬆梳理工作流程

當時的我，就提供我個人實務上的三個建議

1.去到現場觀察，實際的操作一遍，這裡指的現場有可能是你實際操作的辦公室的電腦，總之就是你實際執行這一個流程的地方，並請其他同仁在旁邊觀察所有過程，在這個過程中觀察者也可以錄音，也可以用相機拍下他在操作的一些畫面，總之所有的觀察者要把操作者實際操作的所有的流程記錄下來。

2.請教高階主管，例如：總經理，高階主管對流程的熟悉，可能可以提供你在流程中沒有看到的面向，雖然這些主管都不是真正的執行者，但是它們在公司非常多年，多多少少知道一些，也或許知道很多喔！

3.私下去找對這個流程最熟悉的人，比如較資深的同仁，雖然不是主管，但是同樣的流程可能已經操作十幾年，只是目前可能沒有執行此業務，也許可以提供更細微的觀察。

透過以上的三個技巧方法，這些同仁需要開一個會，經過大家的討論之後把流程的共識畫在海報或者是ppt簡報上面，這樣會先產生一版真正的工作上的現況流程，如果對流程還是有問題不是很清楚，可以再重複以上的三個方法。當大家對於現況的流程都有一個初步的共識，並且都認同這就是實際上作業的流程，這樣可以對外號稱我們的現況流程終於完成了！

大家看到這裡，對於現況流程的梳理覺得是簡單或困難呢？

如果這樣的流程梳理整個公司每2-3年就做一次，或許就不會覺得那麼陌生，如果梳理流程對公司而言是10-20年才做一次，那要把流程畫出來真的是一件不容易的事情！

如果你想體驗一下，就從明天開始拿一個你實際的工作流程來梳裡喔！

本文作者｜彭建文
國際認證ＰＪ法創辦人，品碩創新管理顧問公司執行長，曾任台積電主管。目前品碩顧問團隊輔導與授課的主要項目有「問題分析與決策」、「創新思維突破」、「流程改善與創新」、「教練式領導」……等微輔導與中長期變革顧問與培訓。目前品碩協助客戶每年減省上千萬台幣以上，並協助關鍵人才培育，及循序漸進逐年建構紮根嶄新企業文化。企業客戶遍及全球500大企業、隱型冠軍及有心變革的一般中小型企業。