本文作者｜彭建文

曾任台積電主管，現為品碩創新顧問公司創辦人暨執行長，國際認證P J法創辦人暨首席講師、中衛發展中心持續改善競賽評審、經理人商學院策略夥伴。目前品碩顧問團隊輔導與授課的主要項目有「問題分析與決策」、「創新思維突破」、「流程改善與創新」、「教練式領導」……等微輔導與中長期變革顧問與培訓。

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不知道各位職場人士覺得在職場上發現問題簡單嗎？容易嗎？還是你們覺得很困難？

另外大家覺得「發現問題」是一種能力嗎？如果它不是一種能力，是不是每一個人都會發現問題呢？那如果它是一種能力，你們想知道這種能力是如何培養的嗎？

個人在職場以及擔任兩岸的講師與顧問共20年的經驗中，我認為發現問題的確是一種能力，而且這種能力對有些人來說可能是一種天份，但對大部分的人來說「發現問題」是需要培養的，或者認為這種能力可能會跟隨工作時間的累積變得愈來愈強，也有人覺得發現問題的能力跟你在職場待幾年沒有什麼正相關，但是位階愈高的人這種能力都普遍比較厲害。根據我觀察的結果就是發現「發現問題」真的是一種能力，而且這種能力是天份加上自我的學習，而且天份的比例大概只佔10%，有90%是可以透過一些方法或技巧來養成的。

到底有哪些方法或工具可以提升每一位職場人士發現問題的能力呢？

在此我提供一個工具「流程圖」來協助大家培養發現問題的能力。為什麼推薦流程圖呢？原因是流程圖可以看到整體的概念，也可以看到全面的視野，在發現問題的時候比較不會有遺漏的機會。

從流程圖來發現問題的能力

我舉一個例子，每家公司都會有「訂單文件輸入的流程」，這個流程裡面有十個活動，並且橫跨了客戶、業務、生管、業管、業務主管等五個角色，你可以從下面這張流程圖發現哪些問題呢？

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步驟一：下PO or email 需求

Ｑ1：客戶的需求清楚嗎？

步驟二：確認PO

Ｑ2：你可能就會問什麼樣的情況之下會往下走 (yes)、什麼情況之下是往回走(no)。

步驟三：製作詢單

Ｑ3：有沒有制式的表單讓業務在製作選單的時候既快速又有效率？

步驟四：回覆交期

Q4：生管是如何回覆交期？如何確保這個交期是客戶可以接受的？

步驟五：製作PI

Q5：這個活動會不會因為不同的業務製作P I的時間會不一樣？

步驟六：回簽PI

Q6：客戶是如何回簽PI的？是透過email、傳真、還是透過一個系統？那如何確保回簽的PI是確定的，請問準則是什麼？

步驟七：輸入ERP訂單

Q7：如何確保輸入的ERP訂單內容是正確的？

步驟八與步驟九：確認訂單

Ｑ8：兩個步驟可以合併一個步驟嗎？

從上面的例子，大家可能就會很清楚，其實只要有流程步驟就可以針對每一個流程步驟來發現問題．大家是不是覺得這樣子的問題發現是不是就變簡單了呢？

因此只要把流程畫出來，其實就可以針對每一個流程步驟找出問題與答案．如果一個流程圖有四個步驟，大致上至少就會有四個提問，如果可以更積極的話，每一個步驟可以問三個問題，上面的10個步驟就可以提30個以上的問題。這就是非常廣義的提問，它也可以讓每個人對整個流程的細節更加的清楚．最後大家在工作上，不妨可以從流程圖慢慢來培養自己發現問題的能力，其實不難喔。

本文作者｜彭建文
國際認證ＰＪ法創辦人，品碩創新管理顧問公司執行長，曾任台積電主管。目前品碩顧問團隊輔導與授課的主要項目有「問題分析與決策」、「創新思維突破」、「流程改善與創新」、「教練式領導」……等微輔導與中長期變革顧問與培訓。目前品碩協助客戶每年減省上千萬台幣以上，並協助關鍵人才培育，及循序漸進逐年建構紮根嶄新企業文化。企業客戶遍及全球500大企業、隱型冠軍及有心變革的一般中小型企業。